Nowoczesne zarządzanie flotą pojazdów wymaga skutecznych narzędzi, które pozwalają na bieżące monitorowanie stanu technicznego, historii użytkowania oraz wszelkich działań serwisowych. Nasz dedykowany proces biznesowy, zaimplementowany do systemu CRM, umożliwia pełną kontrolę nad pojazdami z poziomu jednej platformy, eliminując potrzebę korzystania z wielu niezależnych rejestrów i arkuszy kalkulacyjnych. Dzięki temu firmy transportowe, logistyczne oraz przedsiębiorstwa posiadające flotę pojazdów mogą skuteczniej zarządzać swoimi zasobami, unikać kosztownych awarii oraz optymalizować koszty eksploatacyjne.

System CRM za pomoca wdrążenia procesu biznesowego naszego autorstwa,  automatycznie gromadzi, przechowuje i aktualizuje wszystkie istotne informacje dotyczące pojazdów, zapewniając przejrzystą ewidencję i szybki dostęp do kluczowych parametrów:

Dane techniczne i identyfikacyjne

• Każdy pojazd w systemie posiada szczegółowy profil zawierający podstawowe informacje umożliwiające jego jednoznaczną identyfikację:

• Marka i model – pozwala na szybkie filtrowanie i kategoryzowanie pojazdów w bazie.
• Rocznik – istotny dla określania wieku pojazdu oraz planowania jego eksploatacji.
• Numer rejestracyjny i VIN – kluczowe identyfikatory, niezbędne do śledzenia historii pojazdu i weryfikacji jego danych w zewnętrznych systemach (np. CEPiK, ubezpieczycieli).

Parametry eksploatacyjne i użytkowe

• Przebieg pojazdu – system automatycznie rejestruje i aktualizuje przebieg, pozwalając na planowanie przeglądów technicznych oraz wymiany części eksploatacyjnych na podstawie rzeczywistego zużycia.
• Rodzaj paliwa – informacja istotna dla optymalizacji kosztów tankowania oraz doboru odpowiednich procedur serwisowych.
• Pojemność silnika – parametr wpływający na koszty eksploatacji, wysokość składek ubezpieczeniowych oraz planowanie przeglądów.

Historia serwisowa, przeglądy i rezerwacje

Każdy pojazd posiada szczegółową kartotekę zawierającą kompletną historię wszystkich działań, co pozwala na pełną transparentność i lepsze planowanie działań serwisowych.

• Historia przeglądów technicznych – system automatycznie rejestruje daty przeglądów, przypisuje do nich odpowiednie dokumenty oraz wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach badań technicznych.
• Zarejestrowane naprawy i interwencje serwisowe – wszystkie naprawy są zapisywane wraz z informacjami o wykonanych czynnościach, wymienionych częściach oraz poniesionych kosztach.
• Ostatnie rezerwacje pojazdu – system monitoruje, kto i kiedy korzystał z pojazdu, co pozwala na efektywne zarządzanie dostępnością floty i optymalizację jej wykorzystania.

Opiekun pojazdu – dedykowana osoba odpowiedzialna za stan techniczny

Każdy pojazd dodany do systemu CRM może mieć przypisanego opiekuna – osobę odpowiedzialną za jego stan techniczny oraz terminowe wykonywanie przeglądów i serwisów. Funkcja ta ułatwia organizację pracy, eliminując ryzyko pominięcia kluczowych czynności związanych z utrzymaniem pojazdu w pełnej sprawności.

Automatyczna aktualizacja statusu pojazdu

Jedną z funkcjonalności jakie możemy osiągnąć poprzez nasz proces jest dynamiczne monitorowanie statusu pojazdu i jego automatyczna aktualizacja w zależności od przeprowadzanych działań. Dzięki temu flota jest zarządzana w sposób przejrzysty, a użytkownicy zawsze mają dostęp do aktualnych informacji.

• Serwis – gdy pojazd zostaje skierowany na naprawę, jego status automatycznie zmienia się na „W serwisie”, a system rejestruje planowany termin zakończenia prac.
• Przegląd techniczny – po zarejestrowaniu przeglądu system zapisuje jego wynik oraz nową datę kolejnego badania.
• Rezerwacja – pojazdy wykorzystywane przez różnych pracowników oraz klientów mogą być rezerwowane, a system zapisuje, kto i na jaki okres dany pojazd użytkował.

Dzięki tym funkcjom możliwe jest pełne monitorowanie stanu technicznego i dostępności pojazdów, co pozwala uniknąć kosztownych przestojów oraz optymalizować zarządzanie flotą.

Regularne przeglądy techniczne to kluczowy element zarządzania flotą pojazdów, zapewniający bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz optymalizację kosztów eksploatacyjnych. Dzięki możliwości wdrożeniu w systemie CRM mechanizmowi automatycznej rejestracji i monitorowania przeglądów, firmy mogą uniknąć opóźnień, błędów administracyjnych i niepotrzebnych kosztów związanych z karami za brak aktualnych badań technicznych.

Automatyczna rejestracja przeglądów

• System CRM na bieżąco monitoruje harmonogram badań technicznych i automatycznie generuje zgłoszenie, gdy zbliża się termin kolejnego przeglądu.
• Opiekun pojazdu może otrzymać powiadomienie e-mail/SMS o konieczności wykonania badania, co eliminuje ryzyko przeoczenia terminu.
• Możliwość integracji z kalendarzem firmowym, co ułatwia planowanie serwisów bez zakłócania dostępności pojazdów.

Zintegrowana dokumentacja przeglądów

• Po wykonaniu badania technicznego system wymaga podpięcia cyfrowej wersji protokołu przeglądu oraz wprowadzenia nowej daty kolejnego badania.
• Automatyczne przypomnienia o konieczności uzupełnienia dokumentacji eliminują ryzyko pozostawienia nieaktualnych lub brakujących danych.
• Możliwość przechowywania w systemie zdjęć, skanów faktur oraz innych dokumentów związanych z przeglądem, co ułatwia kontrolę wydatków i dostępność informacji w razie potrzeby audytu.

Pełna historia przeglądów z możliwością analizy trendów

• Wszystkie wykonane badania techniczne są archiwizowane w jednym miejscu, co zapewnia przejrzysty wgląd w historię każdego pojazdu.
• Możliwość filtrowania i analizowania trendów dotyczących częstotliwości napraw i problematycznych podzespołów, co pozwala na optymalizację eksploatacji floty.
• Funkcja automatycznego raportowania pozwala na generowanie zestawień dotyczących stanu technicznego pojazdów, co usprawnia procesy decyzyjne dotyczące wymiany floty lub dodatkowych inwestycji w serwisowanie.

Dzięki tym rozwiązaniom zarządzanie flotą staje się bardziej przejrzyste, zautomatyzowane i efektywne, co przekłada się na oszczędność czasu oraz kosztów operacyjnych.